商業登記の手続きが必要な場面や申請の方法・注意点について

株式会社や合同会社などの会社に関する登記を「商業登記」といい、商号や所在地、役員情報などを公示する制度として機能しています。

会社の重要事項を商業登記として登録することで法人格が得られ、その後役員に関することなど重要事項の変更があればその都度登記申請を行うこととなります。

そのため会社運営を続けていくということは、商業登記の制度とも付き合っていくということになりますので、登記の方法や注意点については知っておく必要があります。

いつ商業登記の手続きが必要になるのか

株式会社、合同会社、合資会社、合名会社などの重要な事柄を公示する制度が「商業登記」です。

※会社以外、一般社団法人や一般財団法人、NPO法人などの法人でも同様の仕組みがあるが、こちらは「法人登記」と呼ばれる。

会社の種類によって登記手続きを要する場面は異なりますので、以下では株式会社と合同会社などの持分会社（合資会社、合名会社も含む）に分けてそれぞれ説明します。

株式会社の場合

株式会社の場合、会社設立をするときや役員変更をするとき、商号・目的・本店所在地の移転をするとき、解散や清算結了をするときなどで登記の手続きが必要になります。

なお、一般的にはこれら商業登記のうち会社設立時の手続きを「設立登記」、役員変更等などの手続きを「変更登記」と呼んでいます。

合同会社等（持分会社）の場合

合同会社などの持分会社においても大きな違いはなく、設立時のほか、会社の基本情報や役員変更などがあるときに登記手続きが必要となります。

ただ、株式会社より機関設計がシンプルとなることが多く、例えば取締役会や監査役会の設置や廃止に関する登記手続きは発生しませんし、登記義務が生じる事由も株式会社ほど多くありません。

また、登記が必要な役員（持分会社の場合は社員でもある）の範囲や登記事項も異なります。そもそも持分会社では原則として役員の任期が存在しないため、株式会社ほど頻繁に変更登記を行うこともありません。

登記手続きの方法

商業登記を行わなければいけない場合、登記所（法務局）にて申請を行う必要があります。

この申請の際、申請書を作成し、これを添付書類と一緒に提出します。提出先は会社の本店所在地を管轄とする登記所であり、必要書類や作成する書類の様式についてはその提出先で聞いておくと良いでしょう。

※各種書類の様式はこちらでも確認可能。

https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html#mokuji

オンラインでも申請可能

登記の申請方法には、登記所の窓口でする①書面申請のほか、インターネットを介してする②オンライン申請の2パターンがあります。

オンライン申請をする場合、法務省が提供している専用のシステムを利用することになります。この「申請用総合ソフト」を使うときは、まずユーザー登録を行い、パソコンの環境設定を済ませておくこと、そして申請用総合ソフトをダウンロードしておかないといけません。
さらに、あらかじめ申請者の電子証明書を取得しておかないと利用できないため、初めてオンライン申請をするときは手間に感じることもあるでしょう。

なお、書面申請のうち「QRコード付き書面申請」であれば電子証明書がなくても利用できますし、オンライン申請に近い利便性も持ちます。ただしこの場合でも申請用総合ソフトのインストールは必要ですし、申請書の印刷や提出の作業負担はかかってしまいます。

結局のところ、どの方法により登記を行うにしてもある程度の作業負担は避けられませんので、「本業以外に時間を割きたくない」という場合は司法書士にご依頼ください。
司法書士は登記申請に特化した実務家ですので、相談や申請の代行などにも問題なく対応できます。

登記申請で注意すること

会社に関する登記申請の義務は、代表者にあります。登記事項に応じて登記すべき期間が法定されており、もし役員の変更があったとき会社代表者が2週間以内に手続きをしなければ、100万円以下の過料に処されるおそれがあります。

このペナルティは会社に対してではなく代表者個人に対するものですので、登記義務には十分注意してください。

※司法書士など代理人によって行うことも可能。ただし委任状の作成が必要。

また、最後の登記申請から12年間経過している株式会社はみなし解散の登記をされてしまう危険性があるため、その前段階で送付される通知に対し適切な回答・届出をするようにしてください。

そのほか手続きの細かな注意点として次の点も挙げられます。

• 申請書には本店所在地や商号、代表者の氏名・住所を記載すること（代表者の住所変更のために登記をするときは変更後の住所を記載）。
• 提出書類に関して登記所から連絡が来ることもあるため、申請書には日中つながる電話番号を記載すること。
• 収入印紙を忘れずに貼付すること（申請には費用がかかる）。
• 申請書または委任状に使う印鑑は、登記所に提出した印鑑（印鑑届出をしたもの）でなければならない。
• 申請書が複数枚になるときは申請書と同じ印鑑を使って契印（ページを跨いでする押印）をすること。

困ったことがあれば司法書士にご相談ください。代理人となり代わりに申請書を作成したり提出作業に対応したりすることも可能です。